【会议类型】世界顶级盛会
【所属行业】技术领域
【案例名称】
【主办企业】CNCF
【会议痛点】①国际大会人员报名问题：
②参会身份验证：现场需要对参会者进行身份核验。
③保证入场秩序：
④分会场合理分配：参会者4000+，
⑤留存销售线索：多家知名企业设定展区，展商如何收集参会者信息，留存销售线索，做到最后的转化？
【解决方案】①双语报名系统：
②iPad扫码验证：通过现场iPad扫描二维码核实身份，签到及胸卡打印。
③开设双语签到通道：共计30条中英文双语签到通道，从而确保参会者能够快速入场。
④waiting list（等待列表）功能：通过此功能，参会者可以在线预约分会场入场券，预约不成功则进入等待列表，
⑤线索收集：
如果您对上述功能感兴趣，请填写右侧栏的需求表单，即可申请使用
KubeCon+CloudNativeCon（简称KubeCon）
自从2018年KubeCon首次入驻中国召开，广受好评。今年，由 CNCF 发起的云原生领域全球最大的技术峰会之一的2020 KubeCon + CloudNativeCon 将在7月28日再度抵达上海，打造中国主场的云原生和开源年度盛会。
回顾去年，2019年KubeCon大会在上海世博中心召开，这场盛会汇集将近4000位开源精英，在现场交流与探讨云原生的应用与发展。
面对来自世界各国的众多参会者，本次国际型会议又存在哪些痛点呢？
国际盛会，如何保障各个国家的参会人员成功有效报名？
与会者身份不同，如何识别？
参会人数多达4000+，签到入场时间难以掌控
250+分论坛，人数众多，如何保障分会场座位与人员达成最佳匹配？个别分论坛需要购票得以进入，如何提供参会者购买入场券，并且核实？
多家知名企业设定展区，展商如何收集参会者信息，留存销售线索，做到最后的转化？
根据以上会议主办方所遇到的痛点，百格活动给出了相应的解决方案。
1、双语网站—信息展示与宣传
（2020KubeCon报名页面）
报名网站是一场会议最重要的展示窗口，面对来自于不同国家的参会者，百格活动为主办方提供中英文双语网站。来自于不同国家的参会者，可进行在线切换语言模式，从而进行报名。
2、不同身份的与会者，对应不同的购票通道
（2020KubeCon报名页面）
面向如此庞大的大型国际会议，要保障各个身份的参会者能够精准有效地进行会前报名。百格活动为主办方开通多条不同的购票通道，同时设定特殊票种，只有邀请状态下用户才能得以报名。
（2020KubeCon报名页面）
普通参会者可直接进入报名页面之中，购买所需票种。但是，针对特殊票种，只有输入主办方提前发送的邀请码，才得以购买。
此种售票方式所带来的优势在于：
①根据参会者自身需求，避免票务过多干扰，进行有序报名，获取参会凭证。
②减少工作人员对于票种的审核工作量，提高50%工作效率。
针对不同的国家的参会者，百格活动支持多种付款方式，满足不同币种的需求。包括：
微信
PayPal
信用卡
3、30条中英文双语签到通道
面对来自于世界各地的4000+参会者，对现场签到速度以及参会者入场体验要求极高。在2019年大会中，共开设了30条中英文双语签到通道，从而确保参会者能够快速入场。
与传统一字排开的通道不同，此次的30条签到通道采取了不规则型排列法，将签到台设计成一个特色化的七边形聚合台，这样的创新不仅利于交流、方便统一管理，同时也成为了此次会议的一大亮点。
参会者到达现场之后，只需要出示参会凭证—二维码（报名成功之后系统会自动为其发送签到二维码），通过现场iPad扫描二维码进行核实身份，进行签到，同步打印出胸卡。
扫码签到的优势在于：
①做到了有效核实参会者的身份，避免与会议无关人员参与会议。
②进行参会人员的统计和整合。为会议的复盘环节，提供参考数据。
4、在线预约分会场入场券
250+分论坛，共计4000+个参会者，不同的论坛，对语言要求不同。同时个别分论坛需要购票得以进入，如何提供参会者购买入场券，并且核实？
根据此次会议的特殊性，百格活动为主办方独家设计了“waiting list（等待列表）功能”。
功能详情页：
参会者进入到“waiting list”详情页之中时，页面会自动显示一下信息：
会议名称
日期
时间
语言
活动价格（是否免费）
参会者可根据自身的需求，选择参与某场会议。这一功能的具体表现形式为：
①参会者预约报名相关会议
②当报名人员满后，后续参会者会自动进入Waitinglist 排队等待
③当有人退票或主办方增设名额时，参会者会按照排队顺序自动补录
当参会者进行预约完成之后，系统会自动留存已预约人员的名单。
通过Waitinglist功能，可以实现：
①有效根据用户需求进行合理安排分论坛人数与场次
②避免参会者会中过长时间的等待，有效提升参会者参会体验
③分论坛的合理利用，有效地做好现场管控工作。
5、展区采集，收集目标用户
参与上年度大会的企业数量将近百家悉数到场，包括华为云、腾讯云、阿里云、Intel、Rancher Labs、SUSE、AWS、百度云、CloudBees、谷歌云 、京东云、Red Hat 等知名企业。
展区除了是技术产品的展示平台，同时也是收集目标销售线索的重要渠道之一。在如此庞大的展区之中，人流涌动较大，怎样才能高效合理地收取目标销售线索？
①展商通过设置有奖问答、有趣的游戏装置、展示最新开发的技术和产品，吸引参会者前来观展，获取有效的销售线索。
②现场采集器，百格活动为展商提供了现场采集器，通过手机扫描参会者胸牌上的二维码，便可获取参会者信息。
会议结束之后，展商可通过后台，导出已收集好的目标用户信息，以便于开展之后的营销活动。
此方式的优势在于
①体现出主办方会议的专业性和高效性
②有助于主办方与展商之间的友好协作
③提高了展商的工作效率，将更多时间与经历用于与目标用户沟通上
一般而言，一场上千人的大会需要多个部门的配合协作才可以顺利举办。而选择合适的工具则是帮助主办方解决会议工作效率核心点。
在协助主办方历经多场千人大会后，我们总结出以下三个关键点：
①借助高效便捷的会议系统，集活动报名、人员管理、数据统计于一体，进行实时管控。
②保证实现参会者快速入场，电子化签到设备体现了主办方的专业与高效，增强展商与参会者参会体验。
③合理利用工具，实现数字化转型。将大会所有环节进行可视化、系统化，通过线上操作对4000+参会者进行管理。
2020.07.28
让我们一起期待KubeCon + CloudNativeCon + Open Source Summit China 的到来，百格活动将继续协助主办方打造一场别具一格的千人盛宴！
