【会议类型】内邀会合集
【所属行业】金融行业、制造业
【案例名称】①海纳亚洲创投基金2019年会
②ABB涡轮增加之夜
【主办企业】海纳亚洲创投基金会、ABB
【会议痛点】①参会人员管理：
高效完成酒店分房
③现场快速排座：会场座位多、排列复杂，参会人员众多，如何实现快速排座。
④微站需求：需要将人员报名、现场议程、交通、场馆等信息，利用微站统一实现。
【解决方案】①在线审核过后台人员管理功能，对已报名人员再一次进行审核，审核成功后发放入场凭证。
②数字化分房系统可根据参会者需求进行系统随机匹配，快速实现分房。
③实时排座会前统一排座或是现场排座，座位号直接印制在参会者胸卡上，方便查看。
④独家定制会议微站：针对此次会议需求定制个性化微站，满足人员报名和信息展示的需求。
⑤高效签到：
如果您对上述功能感兴趣，请填写右侧栏的需求表单，即可申请使用
一场内部邀约会应如何举办，先来欣赏一下这些会议的风采吧！
本期案例出场的嘉宾有
整理归纳出这些大佬的内部邀约会议的核心要素，主要有几下几点：
一、组织效率高
圆满成功的举办一场内部邀约会，总是要经历策划、邀约、布置、统计等过程，每一步都需要大量的人员进行参与、所花费的时间往往还很长。尤其当内部要约会参与人数众多时，则需要借助现代化办会理念和技术，进行提高办会效率。
1、快速搭建报名页面
（海纳亚洲创投基金2019年会—报名页面）
主要有几下原因：
（1）节省成本和时间，通过百格活动，可以一键上传活动，不需要搭建技术团队，节省人力成本。
（2）百格活动拥有多年的会议系统经验，总结出多套会议模板，符合主办方需求，提高主办方工作的协调效率。
（3）修改方便，在会议开始之前，往往议程变动非常多，通过百格活动活动管理后台可以实现快速修改，并能同步更新。
2、人员管理
企业内邀会最大的特点是涉及私密性，对参会人员的审核和管控尤其重要。当参与人数众多，部门邀约、逐级整合、统一整理...这将是一个很庞大的工作量，甚至需要一整个部门配合才得以完成。
针对此痛点，百格活动提供了以下解决方案。
（审核参会者—测试数据）
本次的SIG海纳亚洲创投基金2019年会，参与人数达到600多人。采用了在线审核的功能，通过百格活动后台人员管理功能，主办方可实现对已报名的人员进行在线审核，进行核实参会人员的身份。
只有审核通过，系统才会为其发放签到二维码，从而保证参会人员的吻合性。对于参与人数较少的企业而言，可通过导入表单功能，将参与人员导入到百格活动后台管理系统之中，进行统一管理，统一发放参会二维码，保证一人一码，杜绝非邀请人员入场，增强整场会议的私密性。
3、酒店分房
人员报名结束之后，下一个面临的问题则是酒店分房！酒店分房的复杂之处在于涉及多方面因素：入驻时间是否一致、房型的选择、参会人员的性别、是否要求同住人。若同时满足上述需求，仅凭借着人工难以完成，需要借助算法、系统才得以实现。
百格活动针对以上主办方的痛点，开发出一套自动化酒店分房系统。可根据参会者的需求进行系统随机匹配，满足参会者的住房需求。当参会者进行签到时，签到页面会立即显示出入驻房间号，主办方只需将房号告知参会者即可。
4、一键群发短信通知
短信已经成为了每场会议必备的通知方式之一。通过短信进行会议通知，首先能够带给参会者一种仪式感，使得参会者感受到主办方的贴心服务。其次短信中可放置签到二维码链接，便于参会者寻找。最后，短信通知可以提醒参会者能够准时参会。
（ABB涡轮增加之夜—测试数据）
百格活动短信发放平台，可提供多种短信通知模板，匹配多种字段，满足主办方不同的通知需求。
二、参会体验感好
企业内邀会既是客户对企业的评估方式之一，同时也是客户对企业相互了解的重要平台。让参会者对会议留下深刻的印象就显得格外重要了。良好的参会体验感也成为了衡量企业内邀会成功与否的重要标准之一。
1、快速进场体验
签到处是参会者步入会议的第一个场景，第一印象尤其关键。常见的签到方式多种多样，通过几百场年会对比下来，iPad扫码签到成为了众多主办方最为青睐的签到方式。以下企业内邀会，皆采用了iPad扫码签到。
（SIG海纳亚洲创投基金会2019—签到现场）
（ABB涡轮增压之夜—签到现场）
（ABB涡轮增压之夜—胸卡）
经过检测，通过iPad扫码可实现3-5秒钟，完成签到和打印胸卡全流程。让参会者感受快速签到体验。
2、会议查看体验
无论是内邀会还是其他会议，很多参会者都有过这种体验，对会场日程、会场交通、场馆布置等信息模糊，无法做到信息匹配。只能提前在手机中下载好相关信息，进行存储，以便用于寻找。对于活动流程、场馆信息还需借助纸质参会指南。这种方式下，则是带给了参会者繁琐的参会体验。
（SIG海纳亚洲创投基金会2019—会议微站页面）
在本次的海纳亚洲创投基金会中，对会议微站有着高标准的要求。由于在本次会议之中，将有70余家公司参加路演活动，在其相对应的会场做15分钟的演讲，在路演的同时，主办方还安排了特定的面对面环节。
（区域划分界面）
百格活动针对主办方要求，独家为其定制了会议微站页面。百格活动将会场进行设定了分区管理，将整个会场分为了五个大区，并进行了细致的区域划分，便于参会者寻找相关信息。
（详细日程规划表）
（参会嘉宾路演现场）
针对70多家公司的路演活动以及面对面交谈环节，百格活动为其作出了详细的日程表。参会者只需使用手机扫描微站二维码，即可在路演以及面对面日程表中找到感兴趣的公司，按时去相应的地点。通过会议微站，将复杂的日程信息集中展现在一个页面之中。
（现场面对面交谈）
会议微站的作用是将会议介绍、日程安排、直播链接、会场与交通信息进行集中展示。参会者可实时查看会场各种信息，了解活动详情。同时也避免了纸质参会指南带来的浪费。
3、实时排座体验
在一些内邀会的现场还需涉及到现场人员座位安排等问题。对于主办方来说，会场座位多、排列复杂，参会人员众多无法做到一一匹配，难以实现快速排座。
百格活动基于此推出了实时排座功能，主办方可根据自身的选择，进行会前统一排座或是现场排座，座位号可统一印制在参会者胸卡上。除此之外，如遇到突发状况，也可实现取消排座或是交换座位等功能。
三、会议现场
一场完美的内部邀约会，不仅带给参会者不一样的体验，同时现场也要进行精心的设计。
1、现场布置要好
2、现场氛围活跃
3、现场干货满满
四、数据统筹
任何会议在会后都离不开复盘，内邀会议亦是如此。任何形式报告的总结、梳理、分析都离不开数据，数据是整个复盘报告的重中之重。同时，数据也能反应出整场会议的效果，检测会议是否达到了预期值。
如何能够快速、准确地获取多方面数据呢？
百格活动后台管理系统，涵盖了一场内邀会所需的重要数据。包括：报名统计、参会者分享统计、收款统计、渠道跟踪统计、签到统计、流量来源统计等。主办方只需在后台管理页面之中，即可看到各类数据报表。
