前提

目前市场上，每年到了固定时节都会涌现出纷繁复杂的活动会议，而活动也是需要挑时间的。我们今天所讨论的活动周期，实则就是指活动的时间与节奏。具体要点如下：

如何把握好不同规模活动会议时间的筹备？
大型活动应该提前多久开始筹备？
什么时候该做活动？
活动会议中有哪些关键的时间节点？

这些问题其实都是我们在举办活动会议中经常遇到的问题，很多时候，一场活动会议的失误，往往是因为活动组织者对时间的把握没有经验，考虑不周，经常处于前期不知所措，后期手忙脚乱的状况。

一、会议/活动项目时间节点确认

1.提案

在初步想法得到确定之后，应该将活动的主题进行简单诠释。需要注意的是，活动主题一定要鲜明，符合活动想要表达的思想、内容和风格，简明而要有创意。并且将整个初步的活动想法向上级进行提出。

2.方案修改与确认

与上级探讨公司需求以及用户需求，平衡二者之间的关系，将方案进行反复修改与确认，直到完成最终方案稿。

方案定稿（各种可行性分析和确认）

——活动场地的确认

——时间确认

——设备、节目等资源的确认

——平面、视频设计制作

——制作物料、礼品清单

——制作活动执行方案

——应急演练和预案

3.报价修改与确认

会议活动的整体方案确定后，开始进入预算清点与确认环节，包含场地租赁；舞台、灯光、音响、背景板、签到墙、指引等现场布展费用；以及演艺节目、礼仪小姐、摄影摄像、线下执行、各环节礼品或奖品等费用。核算好后将预算表与上级确定好，向财务汇报并进行审批。

4.合同签订

与客户、服务商、厂商、赞助商等合作时，需要提前拟定好相关产品服务合同，与其沟通协调好后签订合同。

5.预付款

收到预付款后开始进入活动的筹备环节

6.筹备执行期

方案修改和完善以及前期的事宜准备好后，正式进入筹备执行阶段，召集活动的工作人员召开前期会议，建立项目群组，进行活动全程交流，梳理活动节点，分配好各项工作，确定好各负责人，活动总负责人根据推进时间节点跟踪完成情况和处理突发问题。多数情况下会涉及到活动会议场地的筛选、物料的准备、参与人员的邀约、活动效果的评估等工作。

7.宣传期

宣传期分为四大时期，分别为：预热期、启动期、发酵期和收尾期。

（1）活动会议正式宣传前，先进行一个小的预热，多抛一些悬念，例如来参加本次活动会议的嘉宾咖位是多少？活动是否有大奖，大奖大概多大等？

（2）活动会议正式发布时，一定要将活动的主题、参与方式、注意事项以及具体时间安排情况全部告知，防止后期出现参会者不明晰的状况。

（3）在发酵期就是要将活动引至高潮，不断引发话题，甚至可以搭配辅助的小活动来呼应整个活动主题，扩大影响力。

（4）收尾期，线下活动会议需要对撤场进行严格要求，对接好供应商、整理所有物料和文件，完善好后续的手续。线上的在活动收尾的过程也可以说是长尾宣传维护期，例如发布一些关于活动文章与总结，可以将整个活动做一个小的复盘，让参与者有一定的满足感。

8.尾款

收复尾款，开具发票。

9.复盘总结

整场活动结束后，召集会议，总结活动过程中的出色表现和不足之处，给予正确的评判，为以后的活动开展提供经验支持。

二、会议活动的时间选择

会议活动时间的选择，主要表现在两个方面，一是根据历史活动敲定活动时间，二是根据营销热点、节日、重大事件等进行挑选活动时间。可见，时间点对于活动而言，不仅是必需的，同时也是具有选择性的。

这里的选择性指的是，只有活动时间的选择是合适的，才能让活动达到甚至超出预定的目标。那么，怎么选择最佳的活动时间呢？

1.节假日：给用户一份贴心的体验

在我国，基于风俗习惯或纪念要求，由国家法律统一规定的用以庆祝及度假的休息时间广受人们的欢迎和喜爱，如传统意义上的春节、清明节、端午节和中秋节，又有非传统意义的元旦、劳动节和国庆节。在这些节日里，人们一般会有相应的活动和消费行为。而对企业举办活动会议来说，可以借助这些时间节点，进行与之相关的主题营销，尤其是线下的活动更会爆满。

而一些具有特殊含义的节日，如父亲节、母亲节、儿童节、情人节、圣诞节等，也是企业和商业举办活动会议的有利时节。

2.季节周期：推出用户需要的产品

在人们的日常生活中，不同的季节适合不同的活动会议，从季节的阶段性考虑，可分为两种，具体如下：

（1）选择季节初期或末期：对于用户来说，季度初期会有慢慢的激情，末期也会因为KPI有了很明确的方向和目的，针对这样的情况，有利于用户做很好的时间安排于规划，在此期间举办的活动会议也更容易让人接受。而且企业和组织可以根据自身实力适当地做出让利于优惠，更容易获取现金流。

（2）选择季节中期：可分为两种情况来分析。一是电商类平台，其推出的活动一般是促销型；二是内容类平台，会根据具体的季节相关主题，同时活动一般持续时间不会太长，从而有利于用户的参与。如盱眙龙虾节等。

3.纪念日：提升知名度和形象

市场营销经理要筹办活动会议，一般都会以时间由头来进行，除了节日和季节变化外，还可以利用各种纪念日——这样既可以完成活动营销的目标，同时在一定程度上还可以提升自身品牌的知名度和形象。

而活动会议方式的选择，既可以是没有确定纪念日的周年庆，也可以是确定某一天为纪念日的周年庆活动。如苏宁818纪念日活动；“世界读书日活动”

4.热点事件：抓住机会提升点击率

所谓“热点”，即受社会群众关注的信息，包括社会热点、生活热点、娱乐热点和科技信息等，这些信息都可以作为活动会议开展的时间选择节点。

如世界杯是人们一直比较关注的热点事件，5G、人工智能、VR也是近年来大家较为关注的热点，围绕这些热点或时间节点推出相关的活动会议是不错的选择。

5.品牌包装节日：借势大品牌日活动

市场营销经理除了可以借助节假日、纪念日、季节变化和热点来进行活动会议的筹办外，也可以“自造热点”，对品牌和产品进行包装，创造一个新的属于自己的包装节日。如人们熟悉的“双十一”，就是淘宝平台炒出的一个节日，而且，随着淘宝平台在电商领域巨大的影响力，这一品牌包装节日已经跨越平台，成为众多商家和消费者参与的节日。

企业可以借助这一思路，开展自己公司的“品牌纪念日”活动，如维多利亚的秘密这一时装品牌，每年都会推出时装秀。

三、按照时间周期划分活动规模

不同规模的活动需要注意的事项是不同的，我们不能根据网络上一些大型活动的案例来硬套入自己的活动中，每一场活动都有自身的特色与主观能动性，根据多年来活动会议举办的经验，总结出以下几点关于不同周期适合的会议活动规模，并提出相应的注意事项。

1.为期较短的活动（一周的）

（1）形式：

线上举办的抽奖活动；线下小规模的沙龙活动

（2）规模：

线上3000-10000人参与；线下100人以内。

（3）需要注意：

·把控好上线时间

·检测并留存好活动数据

2.为期比较久的活动（1-3个月的活动）

（1）形式：中大型线下活动

（2）规模：200-500人线下

（3）需要注意：

a.项目交集：

·会有多个专题/多个项目相互交集

·在策划活动会议时，需要考虑各项目和小型活动之间的相关性

·依据各自活动会议的相关性设置好合理的推广方式。

b.关键时间节点：

·活动规划与设计完成的时间

·活动正式上线的时间

·其他会议活动举办过程中里程碑式的时间节点

c.负责人：

·明确好会议活动中每个环节的负责人

·落实/沟通好每个人的工作内容和工作目标

3.系列活动（月度/季度/年度新活动）

（1）形式：中大型线下活动；每年会在固定时期举办。