前提

预算，是会议活动的战略工具，直接关系着会议活动的成败，作为主办方，必须具备把控会议活动预算的能力。

随着举办活动的成本越来越高，活动组织者也越来越重视对活动预算的把控。那么，怎样做活动预算计划，才能正确地分配预算费用，合理地花费每一分钱呢？

一、活动预算技巧

在开始做活动预算之前，我们应该先掌握一些做活动预算的技巧，如果你能将以下技巧牢记在心，那接下来做活动预算工作就会更加顺畅。

1. 明确预算重点

在做活动预算前，我们不应该仅仅关注活动有哪些支出，更重要的是要知道活动预算分配的重点在哪里。我们需要根据活动目标，将主要的预算资金分配到最有价值的活动环节中去。

预算可以直接反映出活动的哪些部分对我们来说最重要。

例如，你举办的是一个客户交流会，希望收集和听取更多客户的意见，那么会议就需要拥有一个交流便利的场所，因此，会场的费用就会成为预算中的很大一部分。

2.使用历史数据

如果之前举办过相同的活动，你可以查找和调用所有以前的活动数据和模板，根据这些历史资料，你可以快速了解在做预算计划时需要做哪些决策，注意哪些环节。

假设你刚入职某家活动公司，现在要举办第五届年度数字营销峰会，此时，你就可以向之前负责该活动的团队，询问前四届峰会中所使用到的资源和相关数据，利用前人的经验可以让事情变得简单。

3.记录详细信息

只要是涉及到活动预算的事项，都应该有详细的记录和说明。把每一项支出的详细信息记录清楚，有助于之后的判断和决策，对参考你预算计划的同伴也会大有裨益。

例如，活动需要订购一批T恤，你不仅需要把这批T恤的尺寸、数量以及成本写清楚，还需要写明下单时间、物品到达日期、签收人等信息，包括T恤的图片也需要放在预算计划表中。

4.随时保持沟通

在做活动预算时，我们应该和财务工作相关者始终保持紧密的信息沟通。在公司内部，要与负责活动预算支出的财务人员保持沟通。假设公司财务部削减了场地费用，但你和采购人员都不知道，这很可能就会影响你活动预算计划的顺利实施。

对外，我们需要与活动有关的供应商保持紧密的联系和沟通。假设你们在早期就采购服务达成了某个价格协议，但最终的合同却比当初的报价高出了10%，那肯定是有些细节在沟通过程中没有传达清楚，所以我们需要在每一步的沟通中尽量保持信息的高度透明和对称。

5.关注最新趋势

有效的预算支出需要有策略地花钱，而了解活动会议营销趋势可以帮助我们正确地分配活动预算。因为了解行业趋势，就可以知道哪些活动方式不再有效，你就可以相应地减少这方面的支出。

例如，一个以技术为主的贸易展览会，邀请技术人员现场演说已经过时，而VR（虚拟现实）眼镜或许是个不错的选择，因为它可以让参会者体验到与你产品有关的场景，所以你的预算应该花在值当的地方。

有了这些技巧，可以让你在做活动预算时更加从容。而了解清楚活动预算中的主要费用，则可以让你做预算时心里更加有底。

二、现场费用

现场费用，会是你的活动会议预算中的重头戏，因为现场体验，是绝大多数企业领导及参会人员都看重的部分。那么在活动现场预算中，有哪些重要的费用支出呢？

1.活动场地

对于大型活动而言，场地费将是全部预算中占比最大的费用。由于这将是一笔巨大的支出，因此我们要分配足够的时间和资金来完成这部分的预算计划。

首先，要确保场地符合总体的活动需求。如果你举办的是一个酒会性质的活动，那你就需要预定一个空间宽敞、环境优雅的场地，方便与会者轻松交流。

如果之前有合作过的酒店和会场，可以联系他们，选择符合要求的会场进行联系和考察。当你在考察酒店时，需要尽可能多地了解细节。比如酒店是否提供现场工作员、餐饮、住宿等服务，其具体服务费用是多少。

因为会场是预算中较大的一笔开支，所以要多考察多对比，综合考虑活动需求和预算，最终选出最佳的场地。

2.演讲嘉宾

演讲嘉宾是活动预算中非常重要的组成部分，很多主办方通常会重金邀请活动演讲嘉宾，因为知名的演讲嘉宾可以用他们个人品牌和魅力来提升会议活动的影响力，可以更好地吸引参会者。

在选择演讲嘉宾时，其身份需要与会议活动主题内容相吻合。例如，本次会议聚焦移动互联网技术，你需要选择的是高级技术工程师，而不是社交媒体的意见领袖。

你可以通过网络和公司的人脉资源来寻找具有思想领导力的演讲嘉宾，找到他们的信息并联系他们，表达你的诚意，邀请他们参会，如果他们愿意免费参加你的活动，这将为你省下一笔不小的费用。

3.人员费用

在活动预算中，有一笔费用很容易被忽略，那就是活动现场服务人员的费用。现场服务人员可以帮助你接待来宾，引导参会者进入会场，为参会者提供现场咨询服务，他们的服务影响着现场的参会体验。

如果他们是你公司的内部人员，你需要考虑他们活动当天的吃住费用，如果他们是供应商提供的人员，你也需要将这部分服务人员的费用包括在你的预算表中。

4.品牌标识费用

要让参会者拥有难忘的现场体验，同时也要让他们记住你的品牌。现场合理地展现品牌标识，可以从视觉上传达品牌信息。你需要用一部分预算来制作现场品牌标识，以加强参会者对品牌的记忆。

这是Unity Shanghai 2019大会，主办方制作了大型3D品牌标识模型，大会期间很多参会者在此合影留念。所以在做活动预算时，你需要考虑哪些投入可以为品牌带来有效的传播。

5.独特的参会体验

随着交互技术的发展，用于增强参会者现场体验的方式越来越多，比如人工智能和虚拟/增强现实技术，在活动会议现场的使用率越来越高。寻找这些技术与活动内容的结合点，可以为参会者带来独特的参会体验。

例如，电信公司Sprint用有趣的乒乓球游戏阐明了即将推出的5G网络，参会者在体验游戏过程中就可以快速了解5G升级的好处，带来新颖独特的参会体验。

诸如此类新技术在活动现场的应用，可以大幅提升参会者的现场体验，所以你的预算中需要考虑购置这类新技术和新设备。

6. 应急资金

活动的组织是一个不可完全预测的过程，在某些情况下会存在突发事件，所以需要准备一定的应急资金来应对突发状况。尽管这部分资金不一定用在现场部分，但它需要在你的预算计划之中。

例如，某环节的演讲嘉宾临时有事不能参会，你需要在短时间内寻找一个替代者，但这位替代者的费用可能会比之前演讲嘉宾的高出许多，此时应急资金就可以起到作用，活动也不会因此超出预算。

三、活动技术费用

选择合适的活动技术工具，可以有效地提升活动举办效率。所以，购买相关的活动技术服务，是预算中不可或缺的一部分。

1.活动管理软件

活动管理平台可以通过软件技术帮你解决很多复杂的会务难题，他们拥有专业的会务管理服务，可以让你的活动组织起来更加高效，管理更加轻松。

（百格活动后台测试数据）

比如百格活动，可以为你提供活动网站搭建、在线售卖门票、报名人员管理、现场签到服务、活动数据统计等一站式活动管理服务，使用起来也非常方便快捷。

选择合适的活动管理平台，可以为活动计划的顺利实施和参会者的良好参会体验提供有力的支持和保障。所以这部分的费用，是预算中非常重要的一笔投入。

2.活动应用小程序

活动应用小程序是活动组织者和参会者相互连接的重要工具。通常，活动管理软件供应商会为你提供活动相关的应用小程序。

比如百格活动为主办方提供的活动小程序，参会者通过它可以了解活动信息，直接报名参会，还可以快速查看自己的电子门票，非常方便。

↑ 扫码立即体验活动小程序 ↑

活动应用小程序关系到参会者的体验，也是主办方提高参会率的重要工具，所以在预算中需要为活动应用程序的开发或购买准备足够的资金。

但是，如果你选择的是百格活动这样的平台，可以免费提供小程序服务，那你的预算中就可以省去这笔开支。

3.活动功能集成

有时候，单个管理软件或应用程序无法满足你的活动功能需求，此时你就需要通过技术进行集成，来完成不同软件之间功能的嫁接，实现你要的效果。 

功能集成涉及到技术的开发，属于新增需求部分，通常需要支付一定的开发费用，所以这部分的支出，也应该计划在你的活动预算当中。

四、活动营销费用

除了现场和活动技术的费用支出，另一大重要的预算是活动营销费用。活动营销策略有很多种，免费的就不提了，下面这些流行的活动营销策略，都涉及到费用支出，是你在做预算时需要重点关注和选择的。

1.付费搜索

通过在线搜索来查找会议活动，是一种有效的参会途径。如果你认为你的潜在参会者也会采用这种做法，那你可以考虑将部分预算用于付费搜索。

比如，百度关键词竞价排名和Google AdWords都可以进行付费搜索，但其规则各有不同，有的是按时收费，有的是按点击收费，所以在分配这部分预算时，需要考虑清楚这些规则。

2.公关费用

公关公司通常拥有广泛的媒体资源，他们可以让你的活动信息以及与活动有关的所有文章都放置在主流的媒体和出版物上，可以最大限度地提高活动的曝光率。

相比于自己花钱做活动信息投放，公关公司或许是更好的选择。虽然这部分需要一定的预算支出，但通常也会有良好投资回报率。

3.付费社交媒体

数字广告的另一种流行形式就是社交媒体广告，你可以将你的活动在主流的社交媒体上进行付费推广。

当前主要的社交媒体平台都提供广告服务，你要做的就是平衡各平台的投放预算，确保你的投放具有针对性。

五、活动预算模板

在评估完所有的预算项目之后，你可以将活动预算的关键要素放在一起，创建一个活动预算表单。一张清晰明了的活动预算表单，可以帮你理清所有费用开支，那么如何制作活动预算表单呢？

上面就是一个的简单活动预算表模板，它将主要费用都进行了概述和估算统计。你可以参考这个模板来进行设计，也可以通过下面的模板来制作属于你的活动预算表。

六、计算活动ROI

经过上面的介绍，我们已经了解了活动预算的技巧和主要成本，但活动预算不应该仅仅关注活动支出部分，还应该看到活动所带来的更多收益和更大发展前景，这时候我们就需要计算活动投资回报率（ROI）。

全面的活动预算是计算投资回报率的关键步骤。根据定义，活动预算中花费的所有资金都是一项投资，我们希望这些投资可以带来有利的业务成果，例如增加销售机会，提升品牌影响力等。

估算有利业务成果带来的价值，再通过上面的公式就可以计算出活动投资回报率。而计算活动的投资回报率，可以更好地平衡活动预算，也可以让活动目标的实施变成可衡量的行为。

全面的活动预算，可以使有限的活动资金得到有效地分配和使用，通过相关的预算数据可以计算出相对精准的活动ROI，而精准的ROI又可以辅助我们对预算做出适当的调整，进而使活动预算更加合理。

END

做活动预算是一项复杂的工作，其涉及的内容非常广泛，需要考虑和衡量的因素也非常多，希望以上的技巧和知识，可以帮你更有成效地完成预算工作。

（部分图片源自网络，侵删）

附件��「4套会议活动预算模板免费领取」

《会议预算表》

《会议费支出报销单》

《媒体投放统计表》

《会议物料清单及筹备状态明细表》

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