很多会议活动组织者大多都是从活动执行者开始做的，有的执行做的四平八稳逐渐平步青云，而有的执行往往只是在原地踏步。
但一位活动执行要想晋升或想拥有独立操盘一场大型活动的能力，就必须在工作过程中不断学习与巩固，只有基础雄厚，才能一飞冲天。
这篇文章或许可以帮助你早日突破目前的思维怪圈。运筹帷幄，方能决胜千里！
一、明晰活动执行的底层逻辑
目前有80%的活动执行者认为活动执行是一件非常容易上手并且非常容易操作的工作，从来没有想过活动执行也是需要有底层思维逻辑的，但工作正如盖大楼，在前期没有打好扎实的底层基础，层级永远都只会在底层徘徊，难以建起摩天大楼。
思维决定行为，行为决定成果。所以无论是初入职场的活动执行者还是在行业内深耕数年的执行者都应该在心里建立一个底层逻辑，我们将这个底层逻辑概括为12个字。
1.心有目标
作为一场项目或者活动的执行者首先要明确本次活动的目标及任务是什么？
是为了获取精准的目标用户？还是为了品牌宣传？
还是为了获得销售线索达到销售业绩？
只有每一次都明确活动执行的目标，才能精准、高效的做好每一场会议。用已知目的来优化当前的工作，自上而下的配合好各部门的工作，这样才有可能逐渐扩展工作范围管理整个项目活动，而不仅仅只是做执行层面的工作。
2.不断推演
要做一场活动就需要制定一份详细的计划，但是这个计划书出来后不能马上就实施，需要一遍一遍做推演。
“推演”这个词一开始属于军事上的术语，指挥官在打仗前会在沙盘面前一遍遍推演敌人进攻的路径以快速做出反击。
做活动也是如此，在实施策划前，执行者能够做到多想几步，先去推演和模拟这个活动方案是否可行，再进行实际执行。长期这样考虑问题有助于初期的活动执行者培养一个系统化的思维。
3.注意细节
会议活动在发展与演进的执行过程中是有一定的行业规范制度以及方法的，按照步骤及方法来执行一般是不会出现问题的。但是！执行过程中最重要的一个点就是——细节。
如果说一场活动完成度是80%，可能会因为一个小细节的失误而满盘皆输，不要以为轰轰烈烈的统筹活动是项目经理的工作，其实真正与人拉开距离的就是一点一滴的小细节。对于一场活动而言，细节可能就在于一个小小的礼物设置上或是邀约的话术上。
4.及时复盘
在活动结束后，活动执行的负责人也就是项目经理都会和主办方共同开一个复盘总结会。目的就是为了检验现场活动人员的执行情况以及总结经验。
我们需要及时复盘整场活动以便更好的执行未来的活动，在这里，我将复盘步骤具体分为以下四点，可在活动结束时及时对照盘点。
二、活动任务的整体协调分配
做活动执行是一个有组织性的活动，现在市场上对活动执行岗位的职责已经不再是单一化的操作性能，他需要同时兼备策划、执行、推广等任务。同时执行过程也是一项多人协助配合的过程，那么做为一名合格的活动策划人需要具备的就是调配好各方工作任务，让更多人的人合理的配合你的工作，这也是行业发展的必然趋势。
当然最重要的一点就是对于整体活动工作任务的统筹，这里我将它可以分为对外与对内两大部分，接下来我们分别介绍这两大块。
1.对外联系客户
活动执行者与客户沟通比销售来说要简单的多，主要是涉及活动中嘉宾与客户到场情况。但一定要确保例如与甲方商定合作意向时需要选定时间、地点、形式、参与人物与甲方反复协商并沟通
确认。
具体操作步骤可按以下具体流程进行操作：
►1. 宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等形式最大广度深度邀约（以下邀约次数根据会议重要程度来判定）
►2. 活动前1周再次联系客户确认来否
►3. 活动前3天再次联系客户确认来否
►4. 活动前1天再次联系客户确认来否
►5. 注意确认人数，1张邀请函仅含1位客户，以确保人数与计划基本一致
►6. 编制和打印来宾名单，分为带电话和不带电话两个版本，主要工作人员持有带电话版本
►7. 活动当天向来宾发送短信，提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等
2.对内制定计划
一个团队执行效率的高低会直接影响活动的准备速度、资源数量、协调速度。而这与前期制定的计划是分不开关系的，建立活动执行表及精细的任务清单其实都能够帮助活动执行者能够更好的完成工作任务。
一般活动策划都会提前准备执行案，而建立活动执行案的目的就是为了提高所有活动执行成员之间的协调配合度以及执行者的效率，提前制定好活动进度、工作流程及人员分工的甘特图，可以有效的指导自己以及相关活动人员高效的执行。
（ ↑ 文末有获取甘特图模板方式 ）
1）工作流程——场地与硬件方面
在场地与硬件方面，活动执行需要尽早确认场地，签订好场地租凭合同。
硬件方面的具体配置准备情况如下：
►1. 桌型：确保桌椅数量、质量符合要求。
►2. 舞台：确认尺寸和高度，地面材质，升降机等。活动前1天完成搭建。
►3. 舞台背景：确认LED屏幕或喷绘背景板，确认舞美设计稿，活动前1天完成制作和安装。
►4. 音响：确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒（手持、鹅颈、头戴各需几个）、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。
►5. 灯光：确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。
►6. 其他设备：摇臂摄像机，无人机摄像机，干冰机，泡泡机，纸炮等。
►7. 大屏画面内容：根据节目单确认内容、排序。事先录入电脑。
►8. 音乐：确认暖场、开场、上场音乐，所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。
►9. 确认宣讲材料，事先录入电脑。
►10. 后台：预备演员换装、化妆、候场空间，方便上下场。
►11. 化妆间要求：照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作，尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。
►12. 造型间要求：有充足电源插座，方便各类美发小电器。
►13. 更衣室要求：设穿衣镜、挂钩等，如有钥匙柜更佳。
►14. 贵宾休息厅：考虑贵宾动线，服务人员、茶水点心、鲜花等。
►15. 外部布置：签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。
►16. 车辆：确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。
►17. 大型物料的提前进场：如展示板、展示柜等。
►18. 小型饰物：气球、彩带、鲜花、席签等。
►19. 工作人员休息处、饮用水、盒饭等。
2）工作流程——内容、文件方面
对想举办活动会议的组织者来说，准备嘉宾的演讲稿和现场所需资料是最花费时间的，不断地会有新增材料以及新增嘉宾信息，如果不提前规划准备好，到现场只会是一团乱麻，还需要消耗时间重新来过。
可以提前将所需材料统一制表按照excel模板整理好，接着按照新增和修改的直接进行手动操作即可。
如果认为excel表格也比较麻烦的话，这里强烈推荐我经常使用的百格活动平台中的一项功能，那便是——“嘉宾与日程项”。
（↑百格活动“嘉宾与日程项”功能）
它可以将嘉宾、主持人、宣讲材料、领导讲话都能统一制作成电子日程。在电脑上传好，直接可以在手机小程序中快速查看，方便又省事。并且还支持进行在线修改，省去了不少保存文档的不便。
三、推广沟通能力
1.推广方面
通常情况下，一般的活动执行是不涉及到“推广”这项内容的，但是作为活动执行总监或想成为总监的活动执行员来说，这是必须要必备的技能。毕竟没有推广就没有参会者，活动便很难组织开展起来。
相比较专业的活动营销人员，活动执行者需要做的便是提前想好推广的人群以及与选定好的媒体渠道进行沟通对接。常规情况下，做到以下几点即可。
推广具体步骤：
►1.事先选定媒体名单，提前邀请媒体记者，编制签到表。
►2.事先考虑视频媒体摄像机数量，安排拍摄机位。
►3.事先写好新闻通稿，媒体签到时分发。
►4.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。
►5.内部媒体：事先安排好摄影师、摄像师、文字记者等。
►6.内部媒体：网站、微信、微博、邮件等及时撰写发布。
2.沟通方面
组织一场活动需要面对很多人，这就意味着需要与很多人进行沟通交流，如果稍有情绪波动或是沟通不畅就会产生冲突，导致活动的效果大打折扣。会场中会有来自天南海北形形色色的人，换言之，活动执行者能够拥有与不同人群交流的机会，好好把握这种交流机会，他能帮助你建立良好的人际关系，也是将来的客户资源。
以下是几点会场中的沟通小技巧送个你：
1）介绍对方
在会议活动中如果涉及到介绍对方时，先说人名后说身份，效果可能会更好一些。另外在介绍其它人的时，用职业、爱好和一、二件有闪光点的事情，引出他喜欢的话题，会让别人的印象更加深刻，别只考虑自己的回报。
2）交流自然
在与客户交流过程中不要急于表达自己，在对方完整表达好需求后，可以先来点目光鼓励，接着再表达你的观点。不知道应该怎样回答或不知道如何表达，应该看着提问者，微笑着告诉对方，“我得花点时间想想怎么回答”，然后默默换个话题。
3）陌生人攀谈技巧
在会场中涉及跟很多陌生人攀谈，可以先仔细观察对方，了解对方身上中一些细节和穿着，通过来参加活动花费时间、居住城市、着装、饰物，这些话题会很容易打开话匣子。
4）提前了解
将到场客户资料以及爱好收集一下，提前做些功课和准备，确定自己要表达的观点，可以把注意力也关注在大家讨论的话题上，表述时会更有激情。
5）学会告别
在结束谈话时可以描述一下自己快乐的感觉，最好说出对方的名字。
如：
张xx，感谢你对xx的建议，跟您交谈很愉快；
xxx 很高兴与您交流受益良多，希望您旅途愉快一切顺利。
四、精细化活动的必备技能
每次活动结束后，都必须要对整场活动的数据进行进一步分析。身为活动执行者，只有和数据做朋友，你才能知道哪一个主题分会场的人员是最多的？哪些入口是之后需要重点分配人员进行服务的？同时数据还能告诉你，本次活动预期的效果与实际效果的落差及对比在哪里？
可以说活动必不可少的就是数据分析，身为整场活动的经历者与真实体验者的活动执行必须要有基本的数据分析能力。数据可视化是数据分析的主要方向之一，这不仅是自己理解方便，也是向老板汇报工作时最直观、最简单的表现形式。
当然在数据界也有着一句经典名言：“字不如表，表不如图”。
（↑百格活动数据分析功能）
善于通过数据来获取活动的效果反馈，不断找到数据种变化与上涨幅度，试着分析原因，并不断调整自己在执行过程中的问题。可视化数据不仅表现在数据美观、解读精准以及实时更新，更是每一位活动执行安（升）身（职）立（加）命（薪）之本呐！
五、现场处理能力
1.外在处理表现
活动执行总监需要在会议提前一天到达现场，对活动执行团队中的成员及志愿者进行基础培训及讲解，现场示范打样并及时给予优化建议。除此之外便是需要根据客户的需求，依据活动方案，监督和指导推广活动的现场运营。
活动执行常见具体步骤参考：
►1. 总控：不要满场乱跑，要定位在所有人能找到的地方。
►2. 舞台监督：务必安排专人，熟悉甲方领导、嘉宾的人担任。确保舞台上所有事按台本进行，而不是主持人报节目后人还没到。
►3. 总控及主要工作人员需随身携带文件：客户名单（带电话号码）、执行台本。
►4. 开场前半小时，如客户到达人数仍较少，需致电联系并告之行车路线、泊车方式等。
►5. 签约仪式：桌椅、文本、签字笔，确认领导上台动线、座位，礼仪上台、传递物品动线。
►6. 颁奖/授牌仪式：颁、受人员上台动线，礼仪上台、传递物品动线。
►7. 颁奖/授牌物品的事先放置，移动至舞台的时间和人员。
►8. 抽奖：如电子形式，事先将人员名字或编号录入电脑，调试抽奖软件。
►9. 抽奖：如传统形式，签到时分发一式二联的抽奖券。确保每券入箱
►10. 大量抽奖一般为至工作人员处领奖，少量大奖一般为上台领奖。
►11. 明确被抽中人如不在现场，中奖号是否有效。
►12. 费用的分发：事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封装好写上名字，开场前分发。也可事后以电子支付方式。
►13. 救场：如出现突发状况，需主持人或有人执行主持人义务，确保舞台上不能空着。
►14. 如出现安全紧急事故，第一时间用扩音话筒指挥全体人员有序离场、疏散。
►15. 客户经理/销售人员在过程中，需做好迎宾、陪同、送客等，并随身携带足量名片，尽可能多的认识客户。
2.内在处理表现
除了外在表现出来的具体执行流程外，内在的基本条件也是少不了的
1）胆大心细
粗枝大叶的马大哈可能会有一个惊人的创意，但很难做成一场惊艳的活动，对细节的忽略往往会造成活动执行过程中的手忙脚乱，执行人员往往叫苦不迭。
身为执行经理内在一定要具备胆大心细的能力，头脑风暴时的思想可以是天马行空、无所忌惮的，但是一旦落实到执行的层面就需要面面俱到，注重细节，这是每一个执行者都需要必备的能力。
2）随机应变能力
100%没有差错得到活动几乎是不存在的，或多或少都会面临一些问题。一个优秀的活动经理能够脱颖而出最重要的表现，就是在对一些复杂的突发问题以及非规范问题的妥善处理上。
例如在执行过程中遇到成员不配合的情况时，最先要确认下任务是否明了，可以重复让队员再次确认好，如果还是不配合便快速找人替代，确保会场顺利进行下去，事后再找其会谈并进一步了解原因。
3）抗压能力
一场活动在前期需要筹备诸多工作，同时也需要跟很多人沟通对接，遇到上述突发状况情况，还需要熬夜处理问题，所以要有强大的内心承受能力来抵抗这些，但说到底，哪一项岗位工作不需要强大的内心呢？既然选择了这条路，就选择热爱。
以上讲解的都是身为活动执行的最浓缩的方法论，方法仅仅只是指导你在日常工作学习中灵活应变的指南针，但只拘泥于方法论，依旧会是成千上万个执行层中的一员，做三年、五年也承担不起一场活动的职责。
当然，今天带来的不止是一个流程以及逻辑，还为你带来了最全的活动执行案例与最实用的活动执行模板。
你要的活动执行手册大礼包内置包含：
《大型活动预算表+招标预算表》
《活动搭建验收清单与材料清单》
《线下活动执行手册》
《真实活动案例参考》
《活动执行进度甘特图模板》
