前提：

良好的风险管理有助于降低决策错误的概率、避免企业损失。真正的风险管理不是一次性的管理，而是应该有规律地贯穿在项目的全过程中。那么如何将风险降到最低，让活动中容易出现的问题在一开始就得到很好的处理？这是我们今天重点考察的问题。（文末附赠10大风险把控清单）

一、不确定性成本因素

除了容易发生的意外情况，每一项活动的成本都是存在不确定性因素的，也就是不确定性成本。这种因素存在的概率和发生情况我们都无法判断，因此，了解导致项目成本不确定的原因并对其施加全面的管理和控制是非常必要的。

① 预测导致的不确定性

人们往往希望成本预算能够反映出市场中社会必要劳动时间的正常情况，但实际预测的科学性和确定性却远远达不到要求。这是因为预测是对人行为或后果的估算，而人的行为会由于预测而改变，这是预算出现问题的一个重要因素。

② 决策导致的不确定性

每一项决策过程，都是依据目前所掌握的成本信息提出充分的备选方案，最后在备选方案中选取最优，然而美国管理学家赫伯特·西蒙对此就提出了质疑，他认为人所具有的有效理性不允许决策者掌握足够多的信息，也就没有足够多的时间做出最优选择。因此，我们要确定的是在做选择之前一定要掌握足够多的信息。

③ 整场活动管理的不确定性

整场活动开始执行的过程，一直都会处于很多组织的管理之下，同时还会受到媒体讯息、热点变化、市场等方面的制约，必然会导致项目成本的不确定性。虽然成本不确定性是存在的，但了解到这样的情况后就可以帮助我们尽量减少不确定因素的发生并控制成本的超支。

二、风险应对通用措施

① 减轻风险

实践证明，在活动执行过程中若不按规范办事就容易犯错，造成项目资源的浪费和损失，想从战略上减轻活动执行的风险就必须要遵守基本程序，不可图省事、走捷径。

② 预防风险

在制定组织结构方案时就需要合理地设计，这样才能有效预防风险。在资金、经验、技术、管理、人员分配与资源分配方面都应做好一定的预防。

③ 转移风险

转移风险的目的不是降低风险发生的概率和不利后果的大小，而是在活动中有风险事故发生后，将损失的一部分转移到活动以外的第三方。一般在资源有限，不能实行减轻或预防风险的策略，但潜在损害很大时可采用此策略。

④ 回避风险

主动放弃一些难以完成的活动目标与执行方案，认为是回避风险的一种策略。

三、活动会议流程中如何应对？

1.策划前要做到严谨、细致

资深会务工作者都很清楚一个硬道理：“会前准备工作比什么都重要！”因为会前的准备工作就像是骑士手上的刀刃，“工欲行其事，必先利其器”。骑士手上的刀刃，如果能够在上战场前磨锋利了，那么在战场上手起刀落，任何事都迎刃而解。

在一般战场情况下，部队在作战行动实施之前。都会通过作战态势做演练，根据不同的推算情况，做出相应的应对措施计划，从而确保整场战事活动从发起到结束是在可控制的范围内上演。这些事先准备好的应对计划又称之为预备方案，也就是Plan B。

所以作为活动策划人，要尽可能多的设想几个活动突发状况预备方案，用来解决会议活动中出现的问题，一旦问题出现，可以在第一时间将方案用上，避免慌乱、手足无措情况出现。

具体方式：提前规避。

在活动执行前要有风险意识，风险是指现在还没有发生，但将来可能发生的事件，这些事件一旦发生，就会对项目造成不同的影响。

为了避免风险带来的破坏，所采取的措施活动就称为风险管理。它通常包含以下内容：

1、风险识别；

2、风险排序；

3、制定风险管理计划；

4、持续追踪风险事件。

其中制定风险管理计划又包括了规避计划和应急措施。所谓规避计划，包括了降低风险发生的概率以及降低风险发生时所带来的影响。

2.会中安保措施管控要到位

活动中出现的突发状况也有一些是难以预料或是难以管控的，安全保卫工作便是大型会议活动中重要的组成部分。

作为安保人员来说，营造安全稳定、和谐有序的会场治安环境是最基本的工作，除此之外，安保人员还需要时刻保持警惕，快速应对会场中出现的突发状况。一个小小的意外失控，就会意味着整场活动的失败。

为加强活动风险控制，安保工作要在活动中做到以下内容：

具体方式：“三严原则”

1. “严格依法审批核实”

从源头上仔细管控与核实大型活动中的人员信息以及相关具体内容。在大型活动前可根据人数情况向相关公安机关进行相关备案以及安排部署。

2. “严密制定预案计划”

活动主办方与承办方必须在会议活动前夕对安保进行细致准备、超前预设，并进行多次演练。确保在活动安全工作上万无一失，出问题也能第一时间做出反应，而非愣神恍惚。

3. “严控组织多措并用”

在安保行动中为保证不出差错，必须有相关负责人在现场把握整体流程，组织整体团队确保全力以赴。并且在会议活动期间，要时刻关注可能发生的各类突发事件，紧盯意外可疑人员，动用措施是要采取有力手段快速处理，紧急时刻要多种措施协同配合

只有尽力将安全隐患控制在可控范围内，才能确保大会不受影响。

3.危机发生公关处理要真诚

俗话说，计划永远赶不上变化。即使做的“计划”再好，也赶不上活动执行中所出现的各种“变化”。若是会议活动中确实发生了这类突发状况时，后续的公关将是必不可少的一项环节。

那么作为会议承办方的会议公司面临这样的问题该如何处理呢？

1. 摆事实

在所有的公关事件中，首先要的第一件事便是调查清楚事情的真相，没有调查即没有发言权。调查中要多路分工，全方位罗列事实，100%还原事情真相。待调查好后冷静分析整件事情的来龙去脉，针对不同的问题作出多种应对策略。

2. 拼速度

天下武功，唯快不破，突发危机出现后需要第一时间做出回应，当然，这里的第一时间并非是胡乱追速度，而是在调查好真相后第一时间给出方案，作出应对。用最快的速度来表达对事件的关注度，并将舆论向自己有利的方向引导。

3. 讲态度

当上述基本策略做好后，接下来最核心的部分便是主办方的态度问题，这是展现企业形象的好时机，态度的背后往往意味着企业的真诚与否，或强硬、或狡辩都可能会歪曲公众对品牌形象的看法。态度中最重要的便是自己若有十分能力就要拿出十二分的诚意来应对。

4. 做深度

作为服务行业的会务公司，不要以为公关做到“息事宁人”就万事大吉了。一个危机的结束若是不复盘可能将会是另一个危机的起点，如果我们不做反思和业务重塑，还是会重蹈覆辙。所以对外处理好之后，对内要进行深刻的复盘整个危机处理的过程，相关环节中存在的纰漏要做出反思及整改！

四、福利：活动会议中10大风险把控清单

随着经济社会的快速发展，各类大型活动增速迅猛，会议活动以及各类项目逐年增多，规模也越来越大。活动会议的突发状况经常发生，作为活动会议人要经常给自己敲警钟，甚至是要不断进行突发状况的演习。

以上方式虽然看起来简单，但实际处理起来却是千差万别。会议公司最重要的还是要有一颗“以不变应万变的恒心”，才能在会议活动行业永葆青春。

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