前提：

阿里巴巴董事局主席兼CEO张勇曾在one商业大会上说过：“每个行业都在走向数字化，最终实现智能化”。

摒除纸质，实现电子化操作是走向数字化经营的一个必要条件。

·移动支付时代的到来，只需使用手机扫码即可实现线上收款

·铁路火车票进入无纸化时代

·演出行业首次变革，攻克“无纸化”入场

·办公场景也慢慢地走向无纸化：电子合同、电子签字、电子发票等

······

在传统会议中，纸张一直作为会议中传递消息的重要物料。但随着会议管理系统的出现，一种超越纸张的束缚，高效管理的线上办会模式油然而生。将传统的会务线下操作转移到线上，使传统办会模式朝着高效和便捷的方向进行更新迭代。 

与无纸化办会进行对比，传统办会理念带来的弊端也越来越显著。

①工作量大且需要印刷

②需要花费大量资金

③无法进行随机更改

④纸质材料容易丢失、不易进行携带

⑥纸质签到容易造成人员签到拥挤、效率慢等问题

“那么，无纸化数字办会具体表现在哪几个方面？”

01.电子邀请函

电子邀请函不仅体现了会议主办方的智慧和创意，更包含着主办方的诚意和对邀请嘉宾的尊重。

（百格活动—电子邀请函）

电子邀请函通过发挥创意与个性化，将视觉、听觉融为一体。利用当下流行的微信、QQ、微博等社交平台进行广泛传播。

除此之外，电子邀请函更显著的效果就是为主办方节约成本，不需要花费额外的预算用于邀请函印刷和制作上。

02.售票电子化

根据市场资料显示，售票电子化逐渐渗透到活动会议行业之中，大多数的主办方进行线上票务售卖，参会者通过购买电子票务来获取参会凭证。

（百格活动-—售卖票务）

与传统线上单一售票方式不同，如今的售票方式更多的是呈现出售票模式多元化。主办方将电子票务作为会务营销的第一战场，通过多票种、多玩法、多渠道的方式，主动吸引参会者进行票务的购买与分享。

（百格活动—小程序拼团）

常见的票务玩法有：

①早鸟票

②阶梯票

③拼团票

④特邀票

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具体案例，请参考 票务营销电子书首发！限量领取 | 教你如何利用票务营销实现利润翻倍

03.签到电子化

（测试数据）

传统签到最突出的弊端是由于等待签到时间过长，造成现场拥挤，参会者无法按时入场。而使用电子签到的最大的优势在于，利用科技识别技术在较短的时间内实现精准签到，缩短参会者的排队入场的时间，为参会者留下良好的参会体验。

（GMTC全球大前端技术大会—签到处现场）

实现电子签到最核心是电子签到二维码。当参会者进行购买门票时，系统会自动发放二维码，作为现场签到的凭证。参会者抵达现场之后，只需出示参会二维码即可完成签到。

（中国教育科技大会—签到处现场）

除此之外，电子签到同时可以实现数据记录、数据追溯。当参会者完成签到之后，后台会进行数据的实时更新，主办方可通过后台进行查看签到人员统计信息。

04.参会资料电子化

在会议筹备期间，会进行大量的纸质品印刷。如：参会指南、餐券、会议现场宣传资料等。这些纸质品的通常会投入大量的成本。并且由于纸质的特殊属性，印刷完成之后很难进行修改。随着数字化的发展，参会资料的电子化也成为了“无纸化办会”一大重要的体现。

• 将纸质餐券转换为电子商品

在一场会议之中，我们经常可以看到现场排队购买餐券的人，通过百格活动线上添加商品功能，将线下购买餐券的场景转移到线上中去，参会者通过在线上购买餐券，线下直接凭借着二维码进行抵消，减缓了人员堵塞。

• 将会议资料装进手机

（海纳亚洲创投基金2019年会—微站页面）

随着手机微站、小程序技术的兴起，将参会者所需资料装进手机，参会者可通过手机扫码进入会议微站或者是会议小程序进行在线查看现场会议信息。

此方式带来的优势在于，主办方只需上传会议信息至后台管理系统，阻断了一系列设计、印刷、审核等流程，直接通过手机的传输，使参会者第一时间了解到各类会议信息。

“无纸化”办会使得会议流程变得简单快捷，从而带给会议组织者一系列串联优势。

效率提升

利用会议管理系统，将人工复杂的办会流程转化为电子信息化。将办会时间缩短，办会流程进行优化，从而提升工作人员的办会效率。

信息共享

从会前的人员报名到会后的数据统计，一切办会流程都呈现出“无纸化”。此方式所带来的优势在于，所有的会议信息和数据均留存在后台管理系统之中，主办方可通过百格活动进行管理与分析。

数据分析与管理

无纸化会议的优势，并不局限于“高效”和“环保”，更在于数据的收集与分析。通过电子化的流程管理可以实现数据沉淀，从而实现数据闭环的过程。从参会邀请约→线上购买→现场签到→信息采集，参会者每一个路径都有与之对应的数据作为分析的来源与支撑。

（测试数据）

进入5G商业元年，当信息化产物出现，无纸化会议时代以其更适用性、方便性、携带性的特点，逐渐将传统模式进行取代，会议行业的发展将开始新一轮的变革。无纸化的推广，使一个环保、快捷、科技感的世界将成为现实。

百格活动不断在此过程中深耕细作，砥砺前行。帮助更多的主办方摒弃纸质的束缚，实现信息化、无纸化、科技化办会体验。